Manajemen Konflik dan Komunikasi

1. Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah bagian penting dari mempengaruhi orang lain untuk memperoleh apa yang kita inginkan

Dari semua pengetahuan dan ketrampilan yang anda miliki, pengetahuan dan ketrampilan komunikasi termasuk  di antara  yang paling penting dan berguna.

(J.A Devito,1997.)

Kemampuan berkomunikasi menunjukan kemampuan  mengirimkan pesan dengan jelas, manusiawi dan efisien, dan menerima  pesan-pesan secara akurat.

(D.B.Curtis,1992.)

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain. Sebuah kegiatan komunikasi dapat digolongkan sebagai komunikasi yang efektif apabila dalam proses pengiriman pesan yang sedemikian rupa, pesan yang diterima memiliki makna sedekat mungkin dengan maksud si pengirim.

2. Fungsi Komunikasi

1. Mencapai pengertian satu sama lain

2. Membina kepercayaan
3. Mengkoordinir tindakan
4. Merencanakan strategi
5. Melakukan pembagian pekerjaan
6. Berbagi rasa

3. Keterampilan Komunikasi

1. Mendengarkan

2. Bertingkah laku asertif
3. Menyelesaikan konflik
4. Membaca situasi
5. Persuasif

4. Proses Komunikasi

Proses komunikasi dimulai saat seseorang (pengirim) mengirimkan fakta, ide, pendapat, atau informasi lainnya kepada orang lain (penerima). Langkah berikutnya adalah meng-encode  makna ke dalam bentuk yang sesuai dengan situasi. Proses encoding ini bisa berbentuk kata-kata, ekspresi wajah, sikap tubuh, atau bahkan ekspresi artistik dan tindakan fisik. Setelah di-encode, pesan ditransmisikan melalui saluran atau media yang tepat. Saluran-saluran umum dalam organisasi di antaranya adalah rapat, e-mail, memo, surat, laporan, dan percakapan telepon. Setelah diterima pesan di-encode kembali dalam bentuk yang memiliki makna bagi si penerima.

Seperti yang ditunjukka oleh gambar, gangguan (noise) bisa menghambat proses komunikasi. Karenanya manajer mesti memahami bahwa obrolan di ruang sebelah, mesin faks yang kehabisan kertas, dan kekacauan pikiran si penerima semuanya bisa mengurangi efektivitas komunikasi.

5. Hambatan Komunikasi

1. Hambatan Individual

1. Sinyal yang saling-bertentangan atau tidak konsisten dari manajer

Seorang manajer  dikatakan mengirimkan sinyal-sinyal  yang saling-bertentangan jika pada hari Senin dia berkata bahwa sesuatu harus dilakukan seperti ini tetapi kemudian memandatkan prosedur yang sepenuhnya berbeda pada hari Rabu.

2. Kurangnya kredibilitas

Persoalan kredibilitas muncl ketika seorang pengirim pesan tidak dipandang sebagai sumber informasi yang bisa dipercaya.

3. Enggan memulai interaksi komunikatif

Sejumlah orang mungkin enggan memulai interaksi komunikatif. Keengganan ini bisa terjad karena berbagai alasan. Seorang manajer barangkali enggan memberi tahu kepada bawahan tentang pemotongan anggaran periode mendatang karena dia yakin bawahan tidak akan senang. Begitu juga, seorang bawahan mungkin saja enggan menyampaikan informasi ke atasan karena takut dimarahi atau jika dia merasa upaya tersebut akan sia-sia.

4. Kebiasaan mendengar yang buruk

Ketika mendengarkan seseorang berbircara, pendengar mungkin saja melamun, melihat kesana kemari, membaca atau mendengar percakapan lain. Karena tidak berfokus pada apa yanag tengah dibicarakan, mereka cenderung tidak memahami sebagaian atau seluruh pesan.

5. Penerima pesan membawa praduga-praduga tertentu ke dalam proses komunikasi

Pendengar mungkin telah terlebih dahulu menetapkan pikiran untuk suatu hal.

2. Hambatan Organisasional

1. Masalah Semantik

Masalah ini muncul karena kata-kata memiliki makna berbeda untuk orang berbeda. Kata-kata dan frase seperti “laba”, “kenaikan output”, dan “pengembalian atas investasi” mungkin memiliki makana positif bagi manajer tetapi kurang positif bagi pekerja.

2. Perbedaan status

Masalah ini muncul saat dua belah pihak yang berbeda status atau kekuasaan mencoba untuk berkomunikasi satu sama lain. Misalnya atasan barangkali akan mengabaikan saran dari karyawan atau karyawan yang enggan menawarkan saran karena status mereka yang lebih rendah.

3. Cara pandang yang berbeda terhadap suatu situasi

Saat dua manajer memperhatikan bahwa manajer ketiga tidak menghabiskan banyak waktu di kantor akhir-akhir ini, salah seorang manajer mungkin berpikir bahwa manajer ketiga harus menghadiri beberapa rapat penting sementara manajer kedua mungkin berpikir manajer ketiga tengah “bersembunyi”. Jika mereka harus berbicara dengan manajer ketiga dalam kapasitas resmi, masalah bisa muncul karena manajer yang satu memiliki kesan positif tentang manajer ketiga tapi manajer yang lain memiliki kesan negatif.

4. Faktor lingkungan

Keributan bisa mempengaruhi komunikasi  dalam banyak cara. Begitu jua, kelebihan-beban bisa menjadi masalah jika penerima pesan mendapatkan lebih banyak pesan daripada yang bisa dia tangani secara efektif.

5. Perbedaan bahasa

6. Mengatasi Hambatan-Hambatan Komunikasi

1. Mendorong komunikasi dua arah
2. Menjaga kredibilitas
3. Melatih diri untuk memahami penggunaan berbagai makna kata
4. Sensitif terhadap perspektif penerima atau pengirim pesan

7. Pengertian Konflik

Konflik adalah perselisihan antara dua atau beberapa individu, kelompok, atau oraganisasi. Perselisihan ini mungkin bersifat relatif semu atau sangat kuat. Perselisihan ini bisa berlangsung singkat atau berbulan-bulan, bahkan tahun. Konflik juga bisa memanifestasikan dirinya dalam banyak cara. Individu-individu mungkin saja bersaing satu sama lain, menatap satu sama lain, berteriak, atau menarik diri. Kelompok mungkin bersatu untuk melindungi anggota-anggota yang populer atau menyingkirkan anggota-anggota yang tidak populer.

8. Jenis Konflik

1. Konflik Interpersonal

Sumber konflik interpersonal yang umum di dalam organisasi adalah sesuatu yang disebut personality clash-saat dua orang mencurigai motif satu sama lain, tidak menyukai satu sama lain, atau untuk sejumlah alasan tidak bisa akur. Konflik juga bisa muncul antara dua orang yang memiliki keyakinan atau persepsi yang berbeda tentang suatu aspek dari pekerjaan atau organisasi mereka.

2. Konflik Antar Kelompok

Konflik antara satu atau beberapa kelompok organisasi juga sangat umum. Banyak konflik antar kelompok lebih disebabkan oleh faktor-faktor organisasional, bukan faktor-faktor pribadi. Sebagai contoh persaingan memperebutkan sumber daya langka dapat memunculkan konflik antar kelompok.

3. Konflik Antara Organisasi dan Lingkungan

Konflik yang muncul antara satu organisai dengan organisasi yang lain dinamakan konflik antarorganisasi.sejumlah konflik antarorganisasi yang disebabkan oleh persaingan bisnis, tentu saja, diperlukan, tetapi kadang-kadang konflik menjadi sangat ekstrem.

Konflik juga bisa terjadi antara sebuah organisasi dengan dengan elemen-elemen lain dari lingkungannya. Sebagai contoh, sebuah organisasi dapat memiliki konflik dengan grup konsumen menyangkut klaim-klaim yang dibuat mengenai produknya.

9. Mengatasi dan Menghilangkan Konflik

Meskipun semua orang telah bermaksud baik, konflik kadang-kadang tetap saja memanas. Jika konflik mengganggu lingkungan kerja, menciptakan permusuhan dan ketegangan yang terlalu parah, atau membahayakan organisasi, harus dilakukan upaya untuk mengatasinya. Sejumlah manajer yang tidak suka menangani konflik memilih untuk menghindari konflik dan berharap konflik akan hilang dengan sendirinya. Penghindaran mungkin efektif dalam jangka pendek untuk beberapa jenis konflik interpersonal, tetapi tidak akan mampu mengatasi konflik jangka panjang atau konflik yang kronis.

Kompromi adalah mencari jalan tengah antara dua ekstrem. Pendekatan ini akan sukses jika digunakan secara hati-hati, tetapi dalam sebagian besar situasi kompromi, seseorang akan menang dan seseorang akan kalah.

Pendekatan konfrontasi untuk mengatasi konflik mempertemukan pihak-pihak yang terlibat dalam konflik untuk menegosiasikan konflik. Pihak-pihak tersebut diminta membahas inti dari konflik dan diharapkan untuk meraih kesepakatan atau solusi.

Terlepas dari pedekatan yang dipakai, organisasi dan manajer-manajer mereka harus menyadari bahwa konflik mesti ditangani untuk meraih tujuan-tujuan konstruktif, dan untuk mencegah munculnya konsekuensi-konsekuensi destruktif. Konflik tidak terelakkan dalam organisasi, tetapi dampaknya dapat diminimalkan jika organisasi memberikan perhatian yang memadai.

Sumber: Buku Manajemen, Griffin, jilid 2, edisi 7
Moch. Prabowo Sudibyo